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加强项目管理是保证投资效果的根本

“项目”对于我们的经济生活越来越重要,只要有投资的地方,就离不开“项目”,人们关心项目的成功,探索满意完成项目的办法,尤其是随着国家西部大开发战略的实施,国家对兵团的投资力度逐年增加,引资、境外投资项目增多,如何科学管理项目,保证项目实施效果,不仅各个业主格外地关心,更是国家和投资者的把关重点。因此,项目管理正成为当今社会管理和企业管理现代化的重要内容。

一、建设项目的特点与程序

建设项目是一个组织或集体为实现自已既定的目标(投资目标、工程目标和效益目标) ,在一定的时间、人员和资源约束条件下,所开展的一种具有独特性的一次性工作。平时大家所提到的农业项目、工业项目、IT设计项目都属于这个范围,建设项目有着共同的特点。如:项目必须是为了实现一定的目标,不只是一个计划;实施项目的前期必须要有一个预先确定的行动方案,不能凭空拍脑袋;项目要讲究经济效益、社会效益和生态效益;项目的选择要符合国家法规、法律,政策性强;项目必须按照建设程序审批,要求实施方案合理,投资经济。

建设程序是保证科学决策项目以及项目顺利实施的重要条件,项目的建设程序不是我国独有的,世界各国,包括世界银行在内,都有各自的建设程序。在我国的一般大中型和限额以上的项目一般要经历8 个阶段的程序: ⑴建设单位根据国民经济和社会发展长远规划,结合行业和地区发展规划的要求,提出项目建议书,报上级主管部门或计委; ⑵按照有关立项批复或批准文件,委托有资质设计或咨询单位编制项目可行性研究报告,上报主管部门或计委; ⑶根据项目的咨询评估情况,投资部门对建设项目进行决策;⑷根据可行性研究报告编制扩初设计(或实施方案) 、设计文件,交建设主管部门审批; ⑸初步设计(或实施方案) 经批准后,做好施工前的各项准备工作(包括资金筹措与落实,招标投标、开工报告和其他批准文件) ; ⑹建设单位组织施工,并根据工程进度,做好生产准备; ⑺项目按批准的设计内容建完,由投资主管部门组织竣工验收,合格后正式交付使用; ⑻投资主管部门委托有资质单位对项目后评估,一般是在项目运行两年后进行。

二、项目管理

项目管理是项目组织或建设单位通过运用系统理论和方法对所选择的项目及其资源进行计划、组织、协调和控制的过程,最终实现项目预期的目标。

项目管理主要分为决策管理和执行管理两个层次。决策管理是指项目投资者,或投资的主管部门,包括项目贷款的银行以及其他的资金来源提供者等对项目的管理;执行管理是指项目实施的执行机构对项目的管理,主要是指建设单位对项目的管理。

决策管理工作由投资者或资金的主管部门完成对项目从立项到投入运营全过程的监督和管理。主要包括①项目前期阶段的投资规划论证、通过评估批复项目建议书和可行性研究报告、指导监督项目的采购招标投标等; ②项目实施阶段的批准开工或贷款承诺、绩效管理、项目稽查和监督检查; ③项目完成阶段的竣工验收、效益监督和总结评价等。

执行管理的内容有①项目前期提出项目规划与投资机会研究、项目建议书、项目可行性研究报告、组织实施项目采购招标(包括设计、设备、工程咨询等) ; ②实施阶段的报批开工报告、合同的签定和管理、施工管理、财务管理、基础监测等; ③项目实施后的竣工验收报告和生产运营等。上述工作主要由建设单位承担。

根据国家现行投资政策,要求建设单位对项目的策划、资金筹措、建设实施、生产经营、债务偿还和资产的保值增值,实行全过程管理。

项目管理包括五大过程,即起始过程、计划过程、实施过程、控制过程、结束过程等六方面的内容,主要有集成管理(又称综合管理) 、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理。

由于项目具有一次性的特点,因而要承担风险,并发挥创造性,做好管理过程中的六方面内容的工作,利用团体的智慧和力量最终实现整体目标。

三、项目管理中的重点

根据笔者从事投资咨询的多年工作实践,从建设单位角度出发,认为项目管理中的沟通管理与项目的竣工验收报告是目前建设单位的薄弱之处,在项目管理中需特别注意。

沟通管理始终贯穿于整个项目管理的过程,不仅可以起到执行层对项目计划承上启下,而能够使决策管理层及时了解到项目的进展、变化,便于信息的传递,减少管理冲突。所以,有效的沟通确保项目在适当的时间以低代价的方式使正确的信息快速地获得。合适的沟通对于项目的成功是极其重要的,其方式可以多种多样,有书面正式的、书面非正式的、口头正式的和口头非正式的,但对于项目变动部分或较为重大的会议,最好以记录、备忘录或报告的形式留存,便以存档或查找。沟通也是项目管理中最重要的“痕迹”,为今后项目验收带来众多便利。

项目管理中所需的主要技术报告,如项目建议书、可行性研究报告、扩初设计以及施工图设计按要求一般必须是有资质的咨询机构或设计单位按行业要求编制,只有竣工验收报告要求由建设单位完成。我们发现兵团目前大部分从事项目管理的领导和技术人员基本是首次参加项目工作,没有编制竣工验收报告的经验。因此,按照我国现行的建设项目管理程序,所有完工的基本建设和技术改造项目必须进行竣工验收,标志着投资由建设转入了生产、运营阶段,是建设单位向投资者或投资主管汇报建设成果和交付新增固定资产的过程。按照规定,竣工验收必须在项目完工后的半年内进行,国家和省级政府的主管部门对项目竣工验收都有明确的制度。竣工验收报告主要从工程质量、进度和投资方面总结项目的建设过程。首先,要与批准文件核对技术指标,检查各单项工程质量,填报各种竣工报表,考核设备的生产负荷

能力;其次,编制竣工决算书,主要包括竣工工程概况、财务决算表、交付使用资产总表及明细表;再者,准备竣工验收材料,主要包括项目建议书及批复、可行性研究报告及其批复、设计基础资料、设计文件、项目管理合同和文件、施工合同和文件、设备供货合同与技术资料、生产准备资料和文件、财务管理和技术开发材料、工程质检证明、变更说明与记录等一切与项目相关的文件和材料;最后,按国家规定编制完成项目的竣工验收报告,打印成册交上级部门成立的竣工验收小组。

对于竣工验收,我国实行的是分级管理,即按投资计划的规定分成国家、省市和市县三级。大中型和限额以上项目由国家计委或经贸委组织,或委托主管部门和地方组织。竣工验收委员会一般由投资、贷款银行、专业主管、环保、财务、消防等部门组成,建设单位、咨询和设计单位、施工单位等参加验收工作,重点对项目的设计、施工、设备质量、进度和投资,以及项目财务管理等方面考核,对投资效果做出结论,对竣工验收报告提出意见,定稿后报送主管部门。

总之,要保证投资效果达到预期目标,就必须使项目管理贯穿到项目的每个阶段中。

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