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项目管理信息化有“甜头”

案例正文

  青建集团股份公司(下称青建集团)成立于1952年,是山东省建筑行业的龙头企业。从1983年走出国门开始,青建集团已经在国内十几个省(市)和海外20多个国家设立了40多个分支机构,市场遍布东南亚、中东、非洲、大洋洲等30多个国家和地区。

 

  目前,青建集团的业务范围涉及工程承包、地产开发、国际工程及劳务合作、进出口贸易、工程设计、物业管理等多个领域,承建了奥运场馆、机场、会展中心等一批标志性建筑。作为一家从政府职能部门转制而来的股份制公司,随着规模的迅猛发展,青建集团对于精细化管理、科学管理、控制风险的需求也越来越迫切。

  在二十世纪90年代,青建集团上线了一套财务软件,信息化从此起步。从2002年开始,根据集团战略的变化,青建集团相继建立并完善了OA系统、人力资源、集团财务、资金及预算等系统。2008年又与用友达成战略合作关系,在青建集团整个系统平台之上,定制开发一套项目管理系统。

  青建集团是用友项目管理系统的原型客户,也是国内第一个吃螃蟹的建筑施工企业,其信息化建设又经历了怎样的曲折与艰辛呢?

  战略明晰IT后行

  009年年初,青建集团提出了“1133”的工作思路: 1是一个中心,以经济效益为中心; 第二个1是一个方针,即低成本、好质量、好服务的方针; 3是推进三项工作: 工程总承包能力培育、风险管理体系建设、企业品牌与文化建设; 第二个3则是强化三项能力: 市场开拓、资源支持和基础管理。

  在这个以防范风险、精细管理为核心的工作思路指导下,致力于精细管理和科学化管理的信息化,成为青建集团集团工作的一项重点。

  青建集团成立半个多世纪以来,直到2001年集团新一任领导班子形成,才开始驶入发展的快车道。2001年,公司的营业收入不到20亿元人民币,接下来的几年里,企业几乎每年都保持30%以上的增长速度,到2008年,这一数字已达到130多亿元人民币。

  青建集团集团总裁丁洪斌告诉记者,历史上的青建集团曾经做过很多重要而正确的决策,却一直苦于没有形成一个总体的发展战略。这些正确的决策,包括改革开放仅仅5年后就走出了国门,也包括1995年从青岛市政府的一个管理机构转制而成为企业,但是,长期的战略不清晰也阻碍了公司的快速发展,特别是在二十世纪九十年代初,公司的情况并不乐观。作为一个老企业,公司的负担特别重,管理人员和一线工人的比例达到1∶1,还要负担一部分退休人员; 员工的意识观念也急需转变。

  当时,青建集团面临的形势非常严峻,上有国字号的企业大量进军青岛市场,如中建、中铁等公司; 对下,机制又不如乡镇企业灵活,企业几乎陷入了腹背受敌的困境。

  2002年,青建集团第一次提出了“1661”战略,此后几年,公司的战略日渐清晰,先后经历了“1123”、新“1123”的多次变化。如今,在新“1123”战略(即完善集团化事业管控模式,发展卓越绩效管理体系,提升价值链整合能力和融资能力,实现年营业额突破100亿、净资产收益率不低于10%、进入ENR国际工程承包中国企业15强的目标)的指导下,青建集团也制定了新的信息化发展规划,其重中之重,就是要建立一个项目管理系统,实现企业多元化、精细化、扁平化的管理目标。这个系统将涵盖项目管理、成本管理、进度管理、合同管理、协同工作等多个方面,并在全集团推广使用,以打造集团上下统一的信息处理与交换平台。

  用工方式呼唤精细管理

  建立一支稳定的、高素质的、高效率的劳务队伍,是很多建筑企业长期以来追求的目标。青建集团在劳务人员用工管理上也走过了从粗放到精细的过程。青建集团总经济师、海外事业本部副总裁张硕原解释了用工方式变化的来龙去脉。

  二十世纪九十年代,作为一家人员老化严重的国有企业,青建集团响应国家关于国有企业两次分离的号召,将管理层和劳务层进行分离。企业不再新增劳务人员,现有劳务人员经过一段时间的自然老化后,集团形成了一支管理型的团队。那时候,青建集团采取了大包为主的项目管理模式,将任务分包给中间单位,自己并不直接管理工人。

  “这种方式对企业的发展壮大做出了很大贡献,但是,随着市场竞争越来越激烈,分包制让我们的利润越来越薄。最近几年,集团又决定采取以劳务清包为主的管理模式,将以往大包模式下失去的利润空间重新收回,对围绕产业链的每个环节实行精耕细作。”张硕原说。

  转变之后,目前青建集团在海外的工人数量达到五六千人,集团通过“管理人员——项目组——工人班组”的层层机构,可以直接管理到工人。这有利于公司对工人的统筹管理,同时,公司也可以实现产业链上资源的优化配置。比如,根据工序的不同,青建集团可以直接把工人编入木工班、瓦工班、钢筋工班等,并由自己直接提供施工器具、施工材料等。因为青建集团自己就有租赁分公司,能够从机具供应、材料采购等环节获得更多收益。

  根据测算,项目管理模式转变后,可以为公司降低不少成本。但是,青建集团也发现,做好这种管理模式,与公司信息化实施的关联度非常大。“如果我们不采用信息化手段的话,管理起来会非常繁杂,”张硕原说。

  2006年,青建集团从完善制度入手来保证项目管理模式的转变顺利落实。青建集团编制完善了30多项制度,包括进度、质量、安全、现场、成本、组织等项目管理的全部环节,形成了完整的项目管理制度汇编。

  在这个过程中,青建集团更加深刻地体会到信息化管理的重要性。“项目管理牵扯到的模块特别多,不像财务就是单纯的财务管理。项目管理和财务管理、人力资源关系管理都有千丝万缕的联系。我们也是在人力资源管理系统和财务管理系统发展到一定程度的条件下,才开始上项目管理信息化系统,希望构建一个高效集成的信息化管理系统。”丁洪斌告诉记者。

  在金融危机的背景下,青建集团2009年发展速度的目标仍然在30%以上。基于对公司未来发展的强烈信心,青建集团决定花费数百万元,建设一体化的信息化管理系统,为公司的精细化管理提供工具和手段,为企业的长久盈利能力提供保证。“我们现在上信息化系统,更重要的是给公司换一个未来。”丁洪斌说。

  在投入产出的衡量上,丁洪斌明白,信息化的投入能给企业带来多大的运行效率提高很难用金钱来计算,“这不是1加1等于2的问题。”但是,与信息化如影随形的管理精细化却一定能给公司带来效益。比如,通过加快资金流转、降低物资损耗,可以提高在建项目的效益,帮助公司随时发现项目运行中的问题,有助于企业防范风险。

  青建集团的一些建设项目目前正在非洲国家和地区进行,虽然这些地区上网比较困难,但是,青建集团认为,信息系统的应用和推广可以慢慢实现,至少可以先从互联网发展比较快的地区开始,而不能因为一些国家的基础设施情况阻碍整个公司信息化的脚步。

  软件与管理需要相互适应

  青建集团此次上线的项目管理系统,是在用友NC平台之上进行客户化定制的一个系统。对青建集团来说,可以通过精细化的管理提升工作效率。对用友来说,这个定制产品以后可以推广到建筑行业的其他客户。

  谈到信息系统上线给公司带来的价值,丁洪斌说,“信息化的实施,能够让我们实现运筹帷幄、决胜于千里之外”。此前,青建集团已经使用了用友的人力资源解决方案,他们希望继续采用用友的项目管理系统,实现与已有系统的无缝对接,更好地达到数据集成、资源共享的效果。

  可以预见,当人、财、物、项目的管理都集成到同一个平台上之后,施工现场发生的各种费用,如人工费、材料费、机械机具费,就能够马上录入到项目管理信息系统里,并直接在财务管理系统里显示出来。财务系统可以直接将实际成本与预算成本进行对比、分析和判断,并对发现的问题及时预警。以往,只有到做报表和汇总分析时,才能发现这些问题。

  同样地,以往青建集团的项目管理完全采用手工,工作人员手工填写完质量检验报告后,再层层报送给上级。系统上线后,每天质量检查人员可以直接在电脑上录入,比如某一个项目的工序交接检查情况等,这样,质量检验部门就可以每天看到整个工地质量管理的状况,大大地提高效率。

  如今,项目管理信息系统还没有在青建集团完全上线,系统实施中出现的一个问题就已经引起了青建集团的关注。“我们发现,软件很容易实现的功能,却面临着公司实际业务流程和制度设计的挑战。”丁洪斌说。

  如何用软件管理应收账款就是一个很突出的例子。据介绍,建筑行业应收账款一般占公司营业额的比例较大。如果不能在一定期限内收回,这些账款就成为坏帐,影响公司的利润。在系统研发过程中,用友设计了预警等功能,就是在一笔应收账款快到期的时候及时发出预警,提醒公司注意并快速解决这个问题,但问题的关键是录入的数据是否能够支撑这个功能的实现。

  建筑行业的应收账款非常多,发生的频率也非常高,那么,一笔应收账款到底从什么时候开始计算?这个开始时间和输入系统的记账时间是否吻合?对于过去发生的应收账款,如何保证信息的准确性?怎样让系统把这些繁杂的数据理顺,这才是最大的挑战。

  由此可见,信息化手段是一方面,信息化效用的更大发挥,要通过企业相关制度、管理流程的改变来实现。“软件和公司现实的管理并不完全一致,软件要适应公司的管理,管理也要适应软件的要求,这是一个互相适应的过程。”丁洪斌表示。

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